LES OUTILS A METTRE EN PLACE POUR LA CREATION D'UN SYSTEME D'INFORMAtION PERSONNEL ( LE SIP) !

Vous voulez être précis et donc efficace dans la mise en place préalable de votre SIP ?

UNE METHODE :

Je préconise de mettre en place un outil en ligne !

Pourquoi ?

  • plus pratique en itinérance 
  • responsive (visible sur tablette, smartphone, ordinateur).
  • ces outils proposent la plupart du temps une version gratuite largement suffisante.

LES CRITERES DE CHOIX DE L'OUTIL A PRENDRE EN COMPTE AU DEPART :

  • certains acteurs de la toile internet, ont une vie trépidante, en particulier leur politique commerciale et leur fragilité intrinsèque : il faut donc que vous vous assuriez de la pérennité de cet outil.
  • A parti de l'outil mis en place, vous devez pouvoir dialoguer avec votre environnement.
  • Avoir obligatoirement des fonctions de transfert import/export.
  • Pouvoir sauvegarder en ligne ou sur votre poste de travail.
  • Prendre bien en compte le coût de cet outil car dans ce secteur, la concurrence et donc le prix sont très variables mais faites bien attention de comparer des choses identiques.

LES OUTILS POUR UN SIP PERFORMANT : 

1° MESSAGERIE :

  • une messagerie performante qui puisse aisément collecter, analyser, trier par filtres et bien entendu diffuser.

Soyez très vigilants sur les spams (courriers électroniques que vous n'avez pas sollicité).

  • Faites des dossiers pertinents : en impactant les URL que vous jugez utiles. Mettez ces dossiers bien en évidence dans votre GESTIONNAIRE de favoris pour les consulter quand vous en avez besoin.

Messageries conseillées : Gmail, Microsoft Outlook, Apple Icloud, Zoho, Yahooh, Tutanota .... ces applications sont gratuites.

2° UN LECTEUR DE FLUX RSS :

  • pour syndiquer (en s'abonnant puis en agrégeant des contenus divers d'informations venant du Web).
  • Il vous faudra passer par un lecteur de flux pour éviter systématiquement de retourner vers tel ou tel site.
  • Vous pourrez donc au niveau des fonctionnalités de ce lecteur de flux : archiver, classer à votre guise. Néanmoins, ne faites pas de votre lecteur de flux une simple zone de stockage : utilisez plutôt votre gestionnaire de favoris ou des cloud (zones dédiées de stockage).

Lecteurs de flux conseillés : Feedly, Netvibes, OldReader, Feeder, Flipboard... gratuit également.

3° UN NAVIGATEUR WEB :

  • Je vous recommande d'installer un minimum de deux navigateurs pour éviter les pannes possibles du système.

Navigateurs conseillés : Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Opéra, Brave, Vivaldi.

4° UN GESTIONNAIRE POUR VOS FAVORIS :

  • pour pouvoir conserver vos informations majeures de votre veille, que vous avez collationné sur la toile.
  • de plus en plus de gestionnaires permettent aujourd'hui de retravailler les informations en ajoutant par exemple des commentaires, en mettant en évidence certaines parties (surligner), en aspirant du contenu.

Gestionnaires de favoris conseillés : votre gestionnaire de votre navigateur, Sqworl, Qlearly, Deskyo...

5° GESTIONNAIRE DE TACHES :

  • Vous allez ici pouvoir trouver une organisation rationnelle à vos tâches : création de liste de choses à faire ou une carte mentale qui est un schéma reflétant la pensée en mettant d'un côté des concepts et de l'autre les informations qui y sont associées.

Gestionnaires de tâches conseillés : Google Tasks, Outlook, Todoist.

6° GESTIONNAIRE DE CONTACTS :

  • pour suivre vos contacts et les gérer.

Gestionnaires de contacts conseillés : Google Contacts, Outlook, ContactaPro, Contacts-Pratique...

MES MEILLEURS COUPS DE POUCE : 

  • ne gardez pas votre messagerie connectée tout le temps. Pourquoi ? 

Pour éviter d'avoir en permanence vos yeux sur vos e-mails et sensiblement ainsi amoindrir votre productivité.

Deux fois par jour : matin ET soir va vous éviter de répondre instantanément de répondre à vos interlocuteurs.

  • Planifier vos e-mails en trois axes d'actions :

AXE ACTION : les e-mails qui nécessitent une réponse de plus de 3 minute.

AXE EN ATTENTE : les e-mails qui auront une réponse obligatoire et pour lesquels on établira un suivi.

AXE ARCHIVAGE :

  • Ne faites pas une arborescence de dossiers en fonction de thèmes que vous avez collecté.

Préférez un dossier UNIQUE avec vos e-mails Pourquoi ?

Parce que l'on retourne rarement dans chaque e-mail et d'autre part soyez malin, vous avez un moteur de recherche sur votre messagerie. Utilisez le !

Voilà les Amis, on se retrouve la semaine prochaine. 

Adissiathz (à bientôt) !

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